POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE DATOS

ALAS

 

La protección de datos en América Latina presenta diversas características, las mismas que de manera dinámica configuran la forma como los países de esta región han ido regulando esta materia.   En este cometido, las vías jurídicas que los países latinoamericanos han utilizado para lograr ese equilibrio son varias y complementarias: los instrumentos supranacionales y la legislación interna.

  1. Instrumentos supranacionales: conformada por las declaraciones, recomendaciones y tratados que buscan establecer los principios fundamentales que sirvan de base para la adopción de instrumentos internacionales sobre protección de datos personales. Entre otros, encontramos los siguientes: ONU (Resolución 45/95. Principios rectores sobre la reglamentación de los ficheros computarizados de datos personales), OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico: directivas relativas a la protección de la privacidad y flujos transfronterizos de datos personales), Acuerdo general sobre comercio en servicios (gats), artículo XIV- c – ii. Marco de los tratados omc, apec (Foro de Cooperación Asia-Pacífico: Marco de privacidad).

También encontramos Instrumentos internacionales que involucran a Estados latinoamericanos y que contienen disposiciones sobre privacidad e intimidad, dentro de éstos encontramos los siguientes: Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948), artículo 12; Declaración Americana de los Derechos y Deberes del Hombre (1948), artículo 5; Pacto Internacional sobre Derechos Civiles y Políticos (1966), artículo 17; Convención Americana sobre Derechos Humanos (1969), artículo 11; Convención de Derechos del Niño (1989), artículo 16.

 

  1. Legislación interna: La legislación interna de los países de América Latina que consagra y garantiza el contenido esencial del derecho a la protección de datos personales constituye, para nosotros, la segunda vía que complementa a la de los instrumentos supranacionales; vías a través de las cuales los países latinoamericanos están construyendo su sistema de protección de datos personales.

 

 

Es por esto, que  ALAS  ha decidido implementar las Políticas y Procedimientos para el Manejo de Datos, el cual establecerá los procedimientos internos, los mecanismos y medios que deben seguir y utilizar los empleados, contratistas o dependientes de ALAS, con el fin de garantizar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que ALAS haya recogido sobre ellas o haya recibido con ocasión al giro ordinario de su objeto social y presenta y pone a disposición del público en general y de los titulares de los Datos Personales recolectados por ALAS,

Las Políticas y Procedimientos para el Manejo de Datos, tienen por finalidad establecer las directrices que ALAS, como responsable y encargado de las Bases de Datos ha de seguir para la recolección, manejo, actualización, rectificación, supresión, transmisión y transferencia y en general el tratamiento de los Datos Personales que le sean entregados o tenga acceso con ocasión al giro ordinario de su objeto social.

La presente política deberá ser implementada y aplicada por las áreas responsables de las Bases de Datos al interior de ALAS, así como por los terceros que por su relación con ALAS tenga acceso a las Bases de Datos.

Todo empleado, contratistas, dependientes y terceros que por razón a sus funciones y/o actividades al interior ALAS recolecte y/o trate Datos Personales deberá observar los procedimientos, mecanismos, documentos y soportes que las Políticas y Procedimientos para el Manejo de Datos fija, los cuales deberán ser expuestos de manera clara y precisa al Titular del dato.

 

DEFINICIONES: 

Para la correcta interpretación, aplicación y entendimiento de las Políticas y Procedimientos para el Manejo de Datos, se establecen las definiciones que más adelante se enuncian, las cuales buscan dar un sentido natural a los términos en ellas contenidos, sin excluir la interpretación gramatical de los mismos. Las definiciones dadas no son taxativas, y en todo caso deberían interpretarse en un sentido lógico y natural conforme a la estructura gramatical donde se estén empleando.

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos personales.
  2. Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos personales.
  3. Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. Dato Personal o Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos públicos, entre otros, los Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
  6. Datos Sensibles: Se entiende por Datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los Datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los Datos biométricos.
  7. Encargado del Tratamiento: Es ALAS y/o el tercero que éste designe para tal función.
  8. Manual de Políticas y Procedimientos para el Manejo de Datos Personales: Son las directrices y procedimientos adoptados por ALAS, para la recolección y tratamiento de Datos Personales.
  9. Responsable del Tratamiento: Será ALAS a través de su Representante Legal
  10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales.
  12. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  13. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

 

El responsable y encargado para el Tratamiento de las Bases de Datos es: ALAS

con ID: 65-0772307. Dirección: P.O. BOX 522810 MIAMI,FL. Teléfono:   1 (888) 211-7520, Correo Electrónico  info@alas-la.org

 

CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

 

LA RECOLECCIÓN DE DATOS:  ALAS para el desarrollo del giro ordinario de sus negocios, recolectará a través de los mecanismos físicos o tecnológicos los datos personales que considere necesarios y pertinentes, los cuales no podrán ser utilizados para una finalidad distinta a la prevista o en la Ley.   ALAS se abstendrá de utilizar medios engañosos o fraudulentos para la recolección y el tratamiento de datos.

LA AUTORIZACIÓN:  ALAS, adoptará los mecanismos físicos o tecnológicos necesarios que le permitan solicitar y obtener por parte del Titular del dato su autorización, para su recolección y tratamiento.

La autorización deberá ser expresa y clara, y deberá contener como mínimo: los datos objeto de recolección y la finalidad que ALAS, les dará a estos. ALAS podrá obtener la autorización del Titular del dato mediante la implementación de medios tecnológicos que permitan al Titular del dato dar su consentimiento de manera automatizada.

En todo caso, ALAS, podrá obtener la autorización del Titular de dato de manera: i) verbal, ii) por escrito o iii) mediante conductas inequívocas del Titular del dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. ALAS se abstendrá de recolectar datos sin contar con la debida autorización previa por parte del Titular del mismo.

 

LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO. El Titular del dato podrá en cualquier momento solicitar a ALAS la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización para el tratamiento de los datos, mediante la presentación de una petición conforme al procedimiento estblecido. La solicitud de retiro o revocatoria no procederá cuando el Titular del dato tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

 

Los datos personales que ALAS., conozca dentro del giro ordinario de sus negocios, podrán ser objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión o transferencia, con la finalidad de:

 

EN CUANTO AL FUNCIONAMIENTO DE ALAS

 

Con el propósito de prestar una mejor información comercial respecto de los servicios, productos, alianzas, convenios, ferias, expositores, ha identificado la necesidad de recolectar y tratar el uso de Datos Personales, para efectos de desarrolla o ejercer su objeto social, y con la finalidad de:

  1. a) Lograr una eficiente comunicación relacionada con los servicios, productos, necesidades, alianzas, contenidos y para facilitarle el acceso general a la información de interés;
  2. b) Informar sobre los nuevos productos y/o servicios;
  3. c) Promover, promocionar y comercializar los productos y/o servicios;
  4. d) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, expositores, compradores profesionales, aliados comerciales, proveedores, accionistas y colaboradores;
  5. e) Informar sobre cambios de productos y/o servicios;
  6. f) Evaluar la calidad de los productos y/o servicios, y realizar estudios internos de marketing
  7. g) Actividades de los programas de fidelización y relacionamiento con los clientes y la comunidad.
  8. h) Efectuar las convocatorias a nuestros diferentes eventos, ferias y/o otras actividades que se deriven de nuestro objeto social.

 

EN CUANTO A LOS RECURSOS HUMANOS

 

Los Datos personales que ALAS conozca en la vinculación de empleados, tendrán por finalidad: i) adelantar el proceso de vinculación, ii) hacerle seguimiento al vínculo contractual, iii) medir el desempeño laboral, iv) terminar el vínculo laboral del Titular de la información.

Sí con ocasión a la vinculación laboral ALAS, conoce de algún dato sensible, éste deberá contar con la autorización del Titular del dato para su tratamiento.

 

EN CUANTO A LA CONTRATACIÓN

Los datos que ALAS conozca en la celebración de cualquier negocio jurídico que celebre dentro del giro ordinario de sus negocios, tendrán por finalidad el desarrollo de las relaciones comerciales, contractuales, contables y jurídicas con el Titular del dato.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Son derechos de los Titulares de los datos los siguientes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al responsable o encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
  3. Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  5. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  6. Conocer el carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando versen sobre datos sensibles, entendidos éstos como aquellos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o, sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes.

 

PROCEDIMIENTOS

 

FORMA DE RECOLECCIÓN DE DATOS

ALAS por conducto de sus empleados, contratistas o dependientes, podrá recolectar los Datos Personales que considere pertinentes en el giro ordinario de su objeto social, para lo cual podrá utilizar los medios físicos o tecnológicos que considere viables. El empleado, contratista o dependiente responsable de la recolección de los datos deberá informar de manera clara y expresa al Titular del dato, la finalidad para la cual se está recogiendo el mismo y el tratamiento que se le dará a esté, conforme a este Manual.

ALAS, se abstendrán de recolectar Datos Personales sin el consentimiento claro y expreso del Titular de la información, los empleados, contratistas o dependientes de ALAS utilizarán todos los medios dispuestos por ALAS la obtención de la atención de la autorización y la evidencia de la misma. En todo caso, el área Responsable de la recolección del dato deberá garantizar que siempre quede prueba o constancia de la respectiva autorización que emita el Titular del Dato.

La autorización de los empleados, contratistas, proveedores o expositores que vincule ALAS se entenderá dada con la suscripción del respectivo contrato. En todo caso, ALAS adoptará en sus modelos de contratos una cláusula que desarrolle las presentes Politicas y Procedimientos.

ALAS, podrá recolectar datos de manera masiva en sus eventos y ferias, para lo cual, deberá implementar el mecanismo físico o tecnológico que le asegure la consecución de la respectiva autorización por parte de los titulares de la información.

 

BASES DE DATOS

 

Dependiendo de la naturaleza de las funciones que desarrolle al interior de ALAS y la interacción que tenga con visitantes, expositores, contratistas o proveedores se entenderá que un área al interior de ALAS es responsable por la recolección y tratamiento de Datos Personales, por lo que será la responsable de la elaboración, actualización, alimentación y modificación de la respectiva Base de Datos.

ALAS, ha identificado de manera inicial las siguientes áreas como posibles encargadas de la recolección de los Datos Personales: Comunicaciones, Mercadeo, Fidelización, Coordinación Operativa – Registro, Jefatura de CRM Contac Center, Relaciones Corporativas, Relaciones Públicas, Compras, Comercial, Recursos Humanos,  las cuales con el apoyo del área de tecnología deberán implementar las medidas de seguridad que permitan la conservación y custodia de la información de las Bases de Datos que estas manejen.

En caso de que las áreas antes mencionadas transmitan o transfieran una base de Datos a otra entidad, deben garantizar que cuentan con la autorización de los titulares para realizar esta acción. Así mismo, estas áreas deben llevar registro de los datos entregados y el nombre de la entidad que los recibió.

Toda entidad que reciba estas Bases de Datos solo podrá usar la información para los propósitos que se encuentran definidos en la autorización otorgada por el Titular de los Datos a ALAS.

 

ÁREAS RESPONSABLES

 

Son obligaciones de las áreas responsables de los Datos, las siguientes:

  1. a) Garantizar que la información del Titular sujeta a tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  2. b) Abstenerse de realizar el tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan en error.
  3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación, o supresión de los Datos Personales.
  4. d) Velar por la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
  5. e) Abstenerse de recolectar, tratar o transmitir Datos Personales de niños, niñas y adolescentes.
  6. f) Abstenerse de recolectar, tramitar, o transmitir Datos Personales Sensibles, salvo las excepciones previstas por la Ley.
  7. g) Abstenerse de circular cualquier información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  8. h) Abstenerse de transferir Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de Datos, solo se podrá realizar esta operación cuando se cuente con la autorización del Titular de los Datos.
  9. i) Avisar a la autoridad en protección de Datos Personales en caso de que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

ALAS mediante el área de Tecnología e Información velará que los Datos Personales, salvo la información pública (nombre, número de cédula de ciudadanía o datos el registro mercantil) no se encuentre disponible en internet u otros medios similares de comunicación.  Las áreas responsables del Tratamiento deben garantizar que la información contenida en sus Bases de Datos, se encuentran bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMACIONES

 

PRESENTACIÓN DE CONSULTAS.

 

El Titular de la información podrá presentar ante ALAS consultas con el fin de conocer o certificar la información que ALAS tiene de él, consulta que deberá ser atendida por ALAS a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la respectiva petición o consulta.

En el enveto que ALAS, no pueda dar respuesta a la consulta presentada dentro del término anteriormente señalado, deberá informar de tal situación al Titular de la información manifestándole los motivos de la demora y señalándole la fecha de respuesta a su consulta, la cual no podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La consulta podrá ser presentada por el Titular de la información a través de una comunicación escrita dirigida a ALAS, a través de los canales de comunicación establecidos por ALAS en info@alas-la.org , la comunicación deberá contener como mínimo: el nombre, identificación, dirección, correo electrónico y teléfono de contacto del Titular a efectos de poder dar respuesta a la consulta.

 

PRESENTACIÓN DE RECLAMOS.

 

Cuando el Titular de la información considere que la información que ALAS, tiene de él, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o advierta que la información no ha sido tratada conforme a la presente política o la Ley, podrá formular un reclamo a través del cual ponga en conocimiento de ALAS, los hechos motivo de su inconformidad, el cual podrá venir acompañado de las pruebas o documentos que quiera hacer valer.

ALAS, podrá requerir al Titular de la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo con el fin de que complete el contenido del mismo o allegue información adicional, si transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que se hace el requerimiento el Titular de la información no presenta la información requerida se entenderá que ha desistido del reclamo.

ALAS, deberá dar respuesta a la reclamación presentada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de la misma, en caso que no se pueda dar respuesta a la reclamación dentro del término anteriormente señalado, ALAS, deberá informar de tal situación al Titular de la información manifestándole los motivos de la demora y señalándole la fecha de respuesta en que atenderá su reclamo, la cual no podrá exceder de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

La reclamación podrá ser presentada por el Titular de la información a través de los canales de comunicación establecidos por ALAS en info@alas-la.org  la comunicación deberá contener como mínimo: el nombre, identificación, dirección, correo electrónico y teléfono de contacto del Titular a efectos de poder dar respuesta a la consulta.

Parágrafo: Lo dispuesto en la presente política aplica a los causahabientes del Titular de la información, el cual adicional a lo señalado anteriormente, deberá acompañar la petición, consulta o reclamo con el documento que acredite su calidad de causahabiente.

 

RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

 

ALAS ha establecido como área responsable para la atención de las peticiones,

consultas o reclamos a la dirección electrónica info@alas-la.org

 

FORMA DE LA RESPUESTA

 

ALAS podrá remitir la respuesta de la consulta o reclamación al Titular de la información vía correo electrónico, correo, o informar del contenido de la misma mediante una llamada telefónica, la cual deberá ser registrada por el funcionario correspondiente. En este último caso, se deberá informar al Titular de la información que la llamada es informativa y que la misma se da dentro del plazo de respuesta legalmente establecido, y manifestar que la comunicación de respuesta ya se encuentra remitida.

 

 

DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

 

ALAS es la principal organización que reúne las compañías de la Industria de la Seguridad en América Latina y el Caribe, reúne a fabricantes, distribuidores, usuarios finales, integradores y proveedores de servicios.  Domiciliada en Medellín – Antioquia, en la Carrera 63 B # 42-42, teléfono: 5898782.

Dando cumplimiento a las leyes de protección de datos personales que aplican en algunos países de América Latina y el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas. queremos informarle lo siguiente:

ALAS ha obtenido sus datos  por diferentes medios gracias a nuestra gestión con diferentes empresas, gremios, universidades, entidades gubernamentales y diferentes canales como el telefónico y el electrónico.  para nosotros es muy importante el manejo de la información y la transparencia en el uso de sus datos personales.

Queremos que usted haga parte de nuestra amplia red de contactos y así mismo del grupo de profesionales y empresas de seguridad electrónica más importante de la región y de esta forma podremos estar en contacto con usted de una forma más directa, informándole sobre la actividad de ALAS y de la Industria.

Al hacer parte de nuestra base de datos usted recibe:

  • Información sobre cursos de capacitación en seguridad electrónica en la región latinoamericana y en su país de residencia.
  • Información sobre eventos de seguridad en Latinoamérica y El Caribe.
  • Actualidad noticiosa sobre ALAS y la industria.
  • Información sobre ofertas de empleo en el sector de seguridad electrónica en Latinoamérica.

ALAS como entidad  que almacena, y recolecta datos personales, requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados por usted y que se ha incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en archivos electrónicos de todo tipo con que cuenta ALAS. Esta información será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de ALAS, de forma directa o a través de terceros. ALAS queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: info@alas-la.orgSi usted no desea que sus datos personales sean utilizados por ALAS podrá revocar total o parcialmente dicha autorización, dirigiendo un escrito o en el sistema de PQRS de la página web, dirigido al correo info@alas-la.org, o personalmente.

Se le informa al titular de los datos personales que, si después de treinta (30) días hábiles contados a partir del recibo del presente aviso, no manifiesta a ALAS su deseo de no otorgar su autorización para que se efectúe el tratamiento de sus datos personales, ALAS  como responsables del tratamiento, y/o cualquiera de los encargados del mismo, quedan autorizados para tratar los datos personales del titular, de acuerdo a la finalidades expresadas en la política.